Buchhaltung vorbereiten
Nie wieder sonntags Belege suchen.
Ihr Büro erledigt die Vorbereitung im Hintergrund.
Belege per Telegram senden, Rechnungen bündeln und dem Steuerberater ein fertiges Paket übergeben.
Ein Tankbeleg im Handschuhfach, die Materialrechnung irgendwo im Mail-Postfach und am Monatsende drängt der Steuerberater: Für Handwerker und Dienstleister kostet die Buchhaltungsvorbereitung wertvolle Freizeit. Mit METLAGO fotografieren Sie Belege einfach unterwegs ab. Das System ordnet, prüft und zeigt Ihnen auf einen Klick, was noch fehlt.
Wo Handwerker jeden Monat Stunden verlieren
Zerknitterte Thermobelege und verlorene Zettel
Auf der Baustelle oder unterwegs geht schnell ein Beleg unter. Am Monatsende fehlt der Vorsteuerabzug.
Zersplitterte Posteingänge
Rechnungen kommen per Post, als PDF per E-Mail oder als Foto in WhatsApp. Nichts liegt an einem festen Ort.
Rückfragen vom Steuerberater
Wochen nach dem Kauf müssen Sie mühsam rekonstruieren, zu welchem Auftrag oder Kunden ein Beleg gehörte.
Der Weg eines Belegs in vier Schritten
Wählen Sie einen Schritt und verfolgen Sie den Weg vom zerknitterten Bon zum fertigen Buchhaltungspaket.
Beispiel, nachgebildet
Schritt 1: Foto in Telegram
Hier antwortet ein KI-System. Schicken Sie ein Foto vom Beleg, eine PDF-Rechnung oder eine Sprachnachricht.
[Foto: Kassenbon Baumarkt]
Beleg #2026-0841 empfangen. Betrag: 142,80 EUR inkl. 19 % MwSt. Datum: 24.09.2026, 14:15 Uhr. Zugeordnet: Projekt GaLaBau Schmidt.
Erfassung direkt von unterwegs. Der Handwerker zahlt an der Kasse, nimmt den Kassenbon und schickt ihn sofort per Telegram. Kein Aufbewahren in der Hosentasche, kein Verblassen von Thermopapier.
Tipp: Sprachnachrichten wie „Material für Schmidt gekauft“ werden automatisch als Notiz verknüpft.
Schritt 2: Auslesen und Vorprüfung
- Aussteller: Baumarkt
- Netto: 120,00 EUR, USt: 22,80 EUR (19 %)
- Kleinbetragsrechnung, Angaben nach § 33 UStDV geprüft
Vorprüfung beim Eingang. Das System liest Rechnungsnummer, Netto-, Brutto- und Vorsteuerbeträge aus und prüft, ob die Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug vorhanden sind.
Tipp: Fehlerhafte oder unleserliche Belege werden sofort mit einer freundlichen Rückfrage gemeldet.
Schritt 3: Lücken-Radar
- Kontobuchung ohne Beleg gefunden: Kontoauszug 18.09., 45,90 EUR (Tankstelle)
- Beleg fehlt noch im Monatsordner
- Erinnerung an den Fahrer vorbereitet
Fehlende Belege früh erkennen. METLAGO gleicht vorhandene Belege laufend mit den Bankkontobewegungen ab. Sie sehen, zu welcher Abbuchung noch ein Beleg fehlt, bevor der Monat vorbei ist.
Tipp: Fehlende Zettel werden in der Woche des Kaufs geklärt, nicht erst am Monatsletzten.
Schritt 4: Export für den Steuerberater
- Paket 09/2026: 48 von 48 Belegen vollständig
- Belegbilder als ZIP in chronologischer PDF-Struktur
- Buchungsliste im Format Ihres Steuerberaters, zum Beispiel DATEV Unternehmen online oder CSV
- Freigabe an die Kanzlei durch Sie, per Klick
Übergabe an den Steuerberater. Alle Unterlagen werden chronologisch sortiert und mit den Buchungszeilen verknüpft. Der Steuerberater übernimmt den Stapel direkt.
So einfach wird die Vorbereitung
- Foto oder Weiterleitung per Telegram. Kassenbon an der Tankstelle fotografieren, PDF-Rechnung aus der E-Mail weiterleiten oder eine kurze Sprachnotiz einsprechen. Keine komplizierten Logins, kein Einscannen am Feierabend.
- Automatische Vorprüfung und Lücken-Radar. METLAGO liest Betrag, Datum, Mehrwertsteuersatz und Aussteller aus. Auf Ihrer persönlichen Büro-Übersicht sehen Sie in Echtzeit: Was liegt vor? Welche Belege fehlen laut Kontoauszug?
- Saubere Übergabe an Ihren Steuerberater. Am Stichtag exportieren Sie alle Unterlagen als geordnetes, prüfbares Paket: Belegbilder mit Buchungsvorschlag im Format Ihres Steuerberaters (zum Beispiel DATEV Unternehmen online oder CSV). Ihr Steuerberater muss weniger nachfragen, Sie sparen Beratungskosten.
Klassischer Monatsabschluss und METLAGO im Vergleich
Zum Vergleich seitlich wischen.
| Ablauf | Ohne METLAGO | Mit METLAGO |
|---|---|---|
| Belege sammeln | Schuhkarton, Handschuhfach, verstreute E-Mails | Sofort per Telegram-Foto oder E-Mail-Weiterleitung |
| Fehlende Rechnungen | Der Steuerberater fragt Wochen später nach | Das Lücken-Radar zeigt laufend, zu welcher Abbuchung ein Beleg fehlt |
| Monatsende | Belege suchen am Sonntag | Fertiges Paket prüfen und freigeben |
| Steuerberater-Kosten | Zusatzgebühren für manuelle Nachsortierung | Saubere Vorarbeit senkt Aufwand und Kosten |
E-Rechnungen empfangen und Belege nach GoBD ablegen
E-Rechnung
Seit 01.01.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und lesen können. METLAGO liest beide Formate, zeigt die Rechnung lesbar an und legt das Original unverändert ab.
GoBD
Belege werden unveränderbar abgelegt, jede Änderung protokolliert, die Verfahrensdokumentation liefern wir mit. Ob die Ablage im Einzelfall genügt, prüft Ihr Steuerberater.
Klar abgegrenzt: Vorbereitung statt Steuerberatung
- Wir ersetzen nicht Ihren Steuerberater: METLAGO übernimmt das Ordnen, Sammeln und Vorprüfen der Belege. Die steuerliche Beurteilung, Buchungen und Abschlüsse bleiben in den Händen Ihres Steuerberaters.
- Keine ungeprüften Aktionen: Zahlungen und offizielle Schreiben gehen nur mit Ihrer Freigabe raus.
- Datenschutz nach deutschem Standard: Ihre Finanzbelege liegen verschlüsselt auf einem eigenen Server auf Ihren Namen in Deutschland, der EU oder der Schweiz, oder On-Premise, unter DSGVO-Vorgaben mit AVV.
Beleg-Routine prüfen lassen
Wir prüfen im 30-minütigen Routine-Audit unverbindlich Ihren aktuellen Beleg- und Rechnungslauf.